A beleza de um calendário aberto: James Goodnight sobre reuniões

Quando se trata de horários, James Goodnight odeia ficar cercado. Portanto, o CEO do SAS Institute, fabricante de software empresarial de 1,5 bilhão de dólares com sede em Cary, Carolina do Norte, participa do mínimo de reuniões formais possível. Ele falou conosco sobre por que reuniões inúteis proliferam e o que ele vê como boas alternativas. Todo mundo odeia reuniões, mas elas não são um mal necessário? A maioria deles não é necessária. Reuniões semanais, em particular, nas quais você vê as mesmas pessoas e revisa os mesmos tipos de informações são, na maioria das vezes, uma perda de tempo. Gerentes e líderes devem estar constantemente interagindo casualmente com pessoas em todos os níveis, em elevadores e corredores, e simplesmente entrando nos escritórios uns dos outros. O importante é estar visível e acessível, o que você não é quando está sentado atrás de uma porta fechada em uma sala de conferências durante a maior parte do dia. Por que tantas reuniões são uma perda de tempo? Quando você está analisando um problema, há uma tendência de querer se proteger. Então, você copia todos em seus e-mails ou pede que participem de suas reuniões. E acham que, se não responderem ao e-mail ou comparecerem à reunião, isso significa que não estão engajados ou estão fora do circuito. Como você diz ao seu chefe: “Não preciso fazer parte dessa discussão”, sem parecer que você não é importante ou não se importa? Mas se você não faz parte disso e passa esse tempo fazendo algo que está realmente relacionado ao seu trabalho, sua produtividade aumenta muito. Falamos sobre a necessidade de as empresas serem flexíveis, mas o que elas geralmente não fazem é o tempo das pessoas. As pessoas tendem a pensar que um calendário cheio significa que estão trabalhando duro. O que isso realmente significa é que eles não se deram tempo para explorar novas ideias ou simplesmente visitar pessoas. E se eles precisam responder rapidamente a alguma coisa, eles têm a dor de cabeça adicional de ter que cancelar várias reuniões. Meus melhores dias são aqueles em que não há nada na minha agenda. A propósito, nem todas as reuniões são perda de tempo. Em certos níveis da organização, é apropriado reunir-se com sua equipe regularmente para mantê-la focada. As reuniões também podem ser eficazes para o brainstorming. Mas é importante questionar continuamente: essa reunião aumentará ou diminuirá a produtividade? Quanto tempo realmente será necessário para cobrir o problema? Quem realmente necessidades estar lá? Cada reunião precisa durar uma hora porque esse era o compromisso padrão no calendário eletrônico? Como você mantém as reuniões curtas? Saí de muitas reuniões quando parei de tirar proveito delas. James Goodnight ( jim.goodnight@sas.com) é CEO do SAS Institute.

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