Las reuniones virtuales no tienen por qué ser un aburrimiento

En estos tiempos difíciles, hemos puesto varios de nuestros artículos a disposición de todos los lectores de forma gratuita. Para recibir todo el contenido de HBR en su bandeja de entrada, suscríbase al boletín Daily Alert. Aquellos de nosotros que presentamos, facilitamos y enseñamos para ganarnos la vida comprendemos la importancia de desarrollar una conexión personal con una audiencia. Es fundamental ser y sentirse natural; hacer que la gente se ría, se sienta a gusto y se implique plenamente -y quizás incluso se pierda- en el contenido que usted está impartiendo. Por eso resulta tan poco natural e incómodo crear este tipo de atmósfera en un entorno virtual en el que no se tiene ningún tipo de audiencia en persona. Como profesor, ahora estoy lidiando con los retos de enseñar y presentar en un mundo COVID-19 y recientemente he puesto mis clases en línea como resultado de la pandemia. Pero había estado haciendo una gran cantidad de enseñanza y facilitación en línea incluso antes de esta crisis. He pronunciado discursos de apertura en línea, a menudo ante cientos de personas a la vez. He participado en reuniones de grupo tanto como miembro del grupo como consultor. También he impartido formación en línea a personas dispersas por todo el mundo en sus ordenadores o tabletas, con todos nosotros mirando fijamente a ese puntito de una cámara en la parte superior de nuestras pantallas. ¿Qué he aprendido sobre la enseñanza y la facilitación en línea a partir de estas diferentes experiencias a lo largo de los últimos años? Que es realmente un contexto totalmente diferente, no una simple reunión en persona o una clase en una pantalla. Y aunque debe aspirar a los mismos objetivos que en un entorno presencial, necesitará herramientas diferentes para alcanzarlos. Teniendo esto en cuenta, he aquí mis consejos para abrazar las diferencias y sacar el máximo partido de un formato con el que quizá aún no se sienta cómodo. Hágalo personal Los entornos virtuales pueden resultar bastante impersonales debido a la distancia física y psicológica, por lo que hay que ser creativo. Para empezar, me gusta llegar pronto a la reunión en línea para poder saludar a la gente cuando aparece en la pantalla y entablar una pequeña charla amistosa antes de la reunión principal. También animo a la gente a que active su función de vídeo, si es posible, para potenciar la conexión personal. Como algunas personas necesitan tiempo de preparación para sentirse cómodas y presentables en vídeo, suelo comunicarles con antelación si prefieren el vídeo. También intento imaginarme las reacciones de las personas con las que estoy interactuando -especialmente si hago una presentación ante un grupo grande- ya que no necesariamente veo estas reacciones como lo haría en tiempo real. Por ejemplo, cuando miro a la cámara en la parte superior de mi pantalla, me acuerdo de mostrar una sonrisa cálida y atractiva, insertar una risa ocasional y transmitir un tono amable y atractivo. A veces parece que actúo, pero al menos a mí no me parece falso; simplemente me parece necesario para crear el efecto cálido y acogedor que pretendo. Por último, también intento utilizar los nombres de las personas al referirme a ellas, e invitarlas a tomar la palabra y participar, si se sienten cómodas haciéndolo. Y con una función de chat que indica quién ha dicho qué junto a imágenes de vídeo con los nombres de las personas, facilita la facilitación personalizada. Transmita calidez y presencia Normalmente, cuando miramos una pantalla, lo hacemos de forma pasiva, hundiéndonos en el sofá para ver nuestro programa de televisión favorito o escuchar un seminario web o un vídeo de instrucciones. Pero cuando facilita una reunión en línea, tiene que adoptar una personalidad comprometida y activa en un entorno que no se presta necesariamente a ello. Hay una serie de pequeñas cosas que puede hacer para crear calidez virtualmente. Para empezar, establezca "contacto visual" con sus participantes mirando directamente a la cámara con la mayor frecuencia posible. Esto puede ser difícil de recordar, sobre todo cuando la imagen de sus participantes puede estar lejos de donde está la cámara en su ordenador. A menudo muevo manualmente esa imagen lo más cerca que puedo de la cámara, de modo que simultáneamente estoy estableciendo contacto visual con ellos y también viendo su respuesta. También puede intentar asegurarse de que su imagen y el ángulo de la cámara sobre su cara estén a un nivel cómodo para que los demás le vean. Cuando empecé, ponía erróneamente mi portátil sobre el escritorio e inclinaba la cámara hacia mi cara, lo que pronto aprendí que daba a mi público una gran visión de mis fosas nasales. Al igual que los entornos en persona, los entornos en línea también tienen sus propias reglas y normas culturales distintivas, y no todos los entornos son iguales. Por ejemplo, hay algunos contextos -digamos, mi clase de licenciatura o una reunión con colaboradores en un proyecto de consultoría- en los que sería divertido y apropiado girar la cámara hacia mi perro tumbado junto a mis pies en el suelo. Es una forma estupenda de crear una sensación de calidez y conexión. Sin embargo, probablemente no utilizaría la misma táctica durante una charla virtual ante un público corporativo o en una presentación de educación ejecutiva. En estos entornos más formales, probablemente empezaría con una historia personal, una pregunta de sondeo o pediría a la gente que escribiera desde dónde llama, todo ello con el fin de crear un ambiente personal más acorde con ese entorno. Acostúmbrese a la retroalimentación retardada Realizar presentaciones virtuales implica inevitablemente aprender a sentirse cómodo -o lo suficientemente cómodo- con un modo diferente de recibir comentarios. Por ejemplo, cuando pronuncio un discurso de apertura virtual, no suelo recibir comentarios en tiempo real sobre cómo lo estoy haciendo. No hay asentimientos de cabeza, ni risas del público, ni oportunidades de moverme por la sala y relacionarme con la gente del público. En un entorno en línea, puedo dar una charla entera de 30-40 minutos y al final no tener ni idea de lo bien que se ha recibido el mensaje hasta después, cuando hablo con los organizadores del evento. Al principio, esto me resultaba desconcertante e incluso me distraía. Mis pensamientos sobre mi actuación y su eficacia o ineficacia estaban interfiriendo en la propia actuación. Pero, con el tiempo, aprendí a anticiparme a estos sentimientos y a recordarme a mí misma que mis charlas suelen ser bastante eficaces en línea, aunque no reciba ninguna confirmación hasta mucho después del hecho. Hágala interactiva Siempre intento que mis presentaciones sean atractivas e interactivas - y con las herramientas adecuadas, puede hacer que el mundo virtual sea igual de atractivo, si no más. Por ejemplo, yo utilizo activamente la función de chat. Esto permite a la gente hacer comentarios en tiempo real mientras yo hablo. Entonces puedo involucrar a estos participantes en una discusión. Por ejemplo, puedo decir: "Anita acaba de escribir un gran punto sobre las diferencias culturales en la dinámica de grupo - y parece que Juan también tiene un punto similar que añadir. ¿Alguno de los dos quiere explicarnos sus puntos con un poco más de detalle?". Una gran ventaja de los entornos virtuales es que bajan el listón de la participación; a menudo se obtienen opiniones y puntos de vista de personas que normalmente no hablarían en un entorno presencial. También suelo utilizar la función de sondeo de las plataformas en línea al principio de la sesión. Es un gran calentamiento para el debate y una oportunidad temprana para conseguir que la gente participe y se comprometa. También he empezado a utilizar salas de break-out en la plataforma Zoom, que le permiten enviar instantáneamente a pequeños grupos de estudiantes a sus propias salas de chat virtuales para debatir un caso o un problema antes de informar al grupo más amplio. Como facilitador, también tiene la posibilidad de unirse a estas salas usted mismo si lo desea, al igual que podría estar deambulando por la sala durante un evento en directo que esté facilitando. Y luego, cuando esté listo, puede traer a todo el mundo de vuelta a la reunión general con un clic del ratón. Todos nos estamos acostumbrando a operar de nuevas formas, y el paso a las plataformas en línea nos sacará a muchos de nuestra zona de confort. Es importante reconocer que aunque esta forma de prestación de servicios es diferente, y desafiante en algunos aspectos, también tiene ventajas. Quizá la mayor sea que nos permite mantenernos conectados y comprometidos en lo que es una época difícil para todos. Si nuestro contenido le ayuda a hacer frente al coronavirus y a otros retos, considere la posibilidad de suscribirse a HBR. La compra de una suscripción es la mejor manera de apoyar la creación de estos recursos.

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Resumen.

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