8 preguntas que los empresarios deben plantearse sobre la reapertura

A principios de marzo, cuando publicamos nuestro artículo de HBR "8 preguntas que los empresarios deben hacerse sobre el coronavirus", había menos de 100.000 casos y 4.000 muertes en todo el mundo. Ahora, no han pasado ni tres meses, los contagios superan los 5,5 millones y los empresarios se enfrentan a toda una serie de nuevas preguntas al plantearse cómo reabrir el lugar de trabajo tras semanas o meses de restricciones. Como siempre, los empleadores deben mantenerse ágiles y prestar mucha atención a las condiciones locales y a las directrices y prácticas cambiantes. He aquí ocho cuestiones que deben abordar ahora.

1. ¿Cuándo es el momento adecuado para que los empleados regresen?

Según una encuesta a 854 empleadores estadounidenses que completamos a principios de abril, el 42% informó de que la mayoría de su plantilla podía trabajar a distancia, frente a sólo el 14% antes de la pandemia. Los empleadores quieren saber ahora cuándo y cómo hacer regresar a muchos de sus empleados remotos.

La Organización Mundial de la Salud recomienda que los trabajadores no esenciales regresen cuando se produzca una disminución sostenida de la transmisión en la comunidad, un descenso de la tasa de pruebas positivas, suficientes pruebas disponibles para detectar nuevos brotes y una capacidad hospitalaria local adecuada para dar cabida a un aumento de nuevos casos en caso de que se produzca.

Las empresas deben estar preparadas para adoptar diferentes calendarios para las distintas geografías en función de las circunstancias locales. Harán bien en dar prioridad a la apertura de lugares de trabajo en los que el trabajo no pueda realizarse a distancia de forma sostenible, en los que exista una gran demanda de la producción de los lugares de trabajo y en los que el rediseño del espacio para permitir el distanciamiento físico (social) requiera pocos cambios.

2. ¿Quién debe volver al lugar de trabajo?

No todos, y no todos a la vez.

Lo mejor es que los trabajadores regresen gradualmente, lo que permite una menor densidad, haciendo que el distanciamiento físico sea un reto menor. Mantener una plantilla parcialmente a distancia también facilita las pruebas de estrés de los cambios físicos o del flujo de trabajo para minimizar las disrupciones a medida que más empleados regresan al lugar de trabajo en las semanas y meses siguientes.

Sugerimos que los trabajadores con mayor riesgo de complicaciones por Covid-19 -los mayores de 60 años y los obesos, con enfermedades pulmonares o cardíacas crónicas, diabetes o enfermedades renales- permanezcan a distancia siempre que sea posible hasta que la cantidad de transmisión comunitaria sea muy baja. También sugerimos que se anime a seguir trabajando a distancia, si es posible, a los empleados con niños en casa y que carezcan de un servicio de guardería alternativo, así como a los empleados para los que el transporte pueda suponer un riesgo importante de exposición.

Una opción que puede ayudar a evitar la discriminación es que los empresarios simplemente permitan a los empleados declarar que no se sienten cómodos volviendo al lugar de trabajo, sin preguntar si esto se debe a la edad, a una enfermedad crónica, a problemas de transporte o al cuidado de los niños.

3. ¿Cómo podemos proteger a los empleados que acuden al trabajo?

La protección más importante en el lugar de trabajo consiste en excluir eficazmente a las personas con mayor riesgo de transmitir la enfermedad. El 45% de los empleadores de nuestra encuesta afirmaron utilizar el escáner térmico para identificar a los empleados con fiebre y excluirlos. En EE.UU., la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) ha determinado que durante la pandemia los empleadores pueden exigir controles o pruebas de temperatura a los empleados sin violar la Ley de Estadounidenses con Discapacidades. Dado que la mayoría de las personas no tienen fiebre cuando enferman por primera vez de Covid-19, es esencial combinar la exploración con el interrogatorio de los empleados que regresan, por ejemplo, preguntándoles si tienen una exposición conocida, un familiar enfermo en casa u otros síntomas como tos, dificultad para respirar, escalofríos, dolor muscular, dolor de garganta o una nueva pérdida del gusto y el olfato. Muchas empresas restringirán el acceso de visitantes al lugar de trabajo para reducir el potencial de exposición.

Algunos empleadores utilizan una aplicación móvil o un formulario web para hacer estas preguntas; otros utilizan señalización en el lugar de trabajo. Los empresarios pueden excluir a su discreción a los empleados que respondan afirmativamente, y recomendamos optar por una mayor exclusión en lugar de una menor en los primeros días de la reapertura. Tenga en cuenta que los empleados con baja por enfermedad remunerada tienen menos probabilidades que los que no la tienen de acudir al trabajo cuando están enfermos. Aunque las políticas de baja por enfermedad pueden ser caras, el coste de permitir inadvertidamente que los empleados infectados entren en el lugar de trabajo puede ser muy superior.

Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades recomiendan mascarillas de tela para quienes vayan a estar a menos de dos metros de otras personas, y nosotros recomendamos que los empresarios exijan y proporcionen mascarillas a los trabajadores que regresen. Las mascarillas pueden resultar incómodas y deben quitarse para comer o beber, pero proporcionan cierta protección contra la propagación de enfermedades respiratorias. Los empresarios deben explicar que la mascarilla no es para proteger al que la lleva, sino a los compañeros de trabajo. Los apretones de manos no van a volver pronto, e incluso los codazos no permiten el distanciamiento físico recomendado.

El lugar de trabajo -ya sean cubículos, un espacio de trabajo abierto o una cadena de montaje- debe disponerse de forma que los empleados puedan permanecer a una distancia mínima de dos metros. En la medida de lo posible, deben suprimirse las colas; si es necesario hacer cola, como en la caja registradora de una cafetería, marque intervalos de dos metros para evitar aglomeraciones. (En la cafetería, las barras de ensaladas y la comida para picar podrían favorecer la propagación del virus; los alimentos envueltos individualmente son más seguros). Más empleados comerán en sus mesas, y las empresas pueden utilizar hojas de registro para disminuir la congestión en las cocinas compartidas. Las empresas deben seguir fomentando el lavado de manos.

Las empresas deben establecer límites de capacidad en las salas de conferencias para permitir espacios de dos metros; si una reunión es demasiado grande para la sala disponible, algunos participantes deberán llamar aunque estén en el edificio. Los separadores de plexiglás pueden ayudar a prevenir la propagación del coronavirus en entornos de fabricación, vestíbulos y comercios.

El 97% de las empresas de nuestra encuesta afirmaron haber mejorado su limpieza y desinfección, así como el acceso a desinfectantes para manos y superficies. Aunque existen nuevas pruebas de que el riesgo de transmisión de virus a través de las superficies es bajo, los empleados o el personal de limpieza deben utilizar toallitas desinfectantes con regularidad en las superficies compartidas, como máquinas expendedoras o dispensadores de bebidas o impresoras compartidas, y los empleados no deben compartir equipos de oficina como teclados o auriculares de teléfono. Las fuentes de agua y las máquinas de hielo pueden propagar virus y deben apagarse. Las empresas también deben desactivar los secadores de chorro en los baños, que pueden dispersar partículas de virus, y suministrar toallas de papel en su lugar.

Por último, si se descubre que un empleado en el lugar de trabajo tiene Covid-19, las empresas deben informar a quienes hayan podido estar expuestos a él en el trabajo durante los dos días anteriores a la aparición de los síntomas. Esos compañeros de trabajo deberán ser excluidos del lugar de trabajo y someterse a autocuarentena. Los empresarios también deben mantener la confidencialidad del empleado infectado no compartiendo su nombre.

4. ¿Qué papel pueden desempeñar las pruebas para hacer más seguros los lugares de trabajo?

En la actualidad, las pruebas sólo pueden desempeñar un pequeño papel a la hora de garantizar un regreso seguro al lugar de trabajo. En estos momentos, las pruebas son caras, escasean y no son lo suficientemente precisas. Las pruebas para detectar la infección actual tienen bajos índices de sensibilidad (es decir, dan falsos negativos), por lo que una prueba negativa por sí sola no es suficiente para garantizar que un trabajador no es contagioso. Sin embargo, las pruebas pueden ser útiles para ayudar a identificar a los compañeros asintomáticos en los lugares de trabajo donde ha habido una exposición conocida. Las máquinas de punto de atención que ofrecen resultados "rápidos" sólo pueden procesar un puñado de pruebas por hora, y el hisopado nasal en el lugar de trabajo podría provocar por sí mismo la propagación de la enfermedad. Las pruebas de anticuerpos, que requieren una muestra de sangre, tienen una alta tasa de falsos negativos para la infección actual y de falsos positivos para la infección pasada. Además, después de que una persona se recupere de la infección, no está claro que una prueba de anticuerpos positiva indique que será inmune a futuras infecciones.

5. ¿Qué debemos hacer si descubrimos a un empleado infectado en el lugar de trabajo?

Muchos tienen pocos o ningún síntoma al principio de una infección por Covid-19, y es probable que en muchos lugares de trabajo se produzca una exposición a pesar de los esfuerzos del empresario. Como ya se ha dicho, un empleado o visitante con sospecha de Covid-19 debe abandonar inmediatamente el lugar de trabajo y se le debe aconsejar que busque pruebas o atención médica. Las zonas utilizadas por la persona enferma durante periodos prolongados en la última semana deben acordonarse y desinfectarse tras dejar pasar 24 horas para que las gotitas respiratorias se asienten. Aumentar los intercambios de aire o abrir las ventanas también puede reducir el riesgo.

Los empresarios deben identificar a cualquier empleado que haya pasado más de 10 minutos a menos de dos metros de la persona infectada durante los dos días anteriores al inicio de los síntomas, y esos empleados también deben abandonar el lugar de trabajo, autoacuartelarse y vigilar los síntomas hasta 14 días después de su última exposición. Los empleados que hayan tenido un contacto pasajero, como en un pasillo o un ascensor, no necesitan autocuidarse. Algunos trabajadores de infraestructuras críticas expuestos, como los trabajadores del transporte y la sanidad, pueden volver al trabajo tras la exposición utilizando mascarillas y distanciamiento físico junto con una mayor desinfección de sus espacios de trabajo.

6. ¿Cuándo pueden volver los empleados a los viajes de negocios?

Es poco probable que los viajes internacionales de negocios se recuperen hasta después de que esta pandemia haya remitido. Muchos países, si permiten las llegadas internacionales, exigen 14 días de cuarentena, y los viajeros de negocios podrían ser puestos de nuevo en cuarentena al volver a casa. Los negocios internacionales seguirán utilizando teleconferencias y videoconferencias durante muchos meses, y los viajes sólo se reanudarán sustancialmente cuando haya una vacuna, un tratamiento eficaz o inmunidad de rebaño.

Los viajes nacionales también seguirán siendo limitados en los próximos meses. Las áreas locales que tengan nuevos brotes probablemente restringirán los desplazamientos, y un viajero de negocios a una región de este tipo podría quedarse varado allí durante semanas o meses. Los viajes en coche personal volverán en primer lugar, ya que no implican riesgo de exposición a otras personas. Los viajes en tren, autobús y avión tardarán más en regresar y, cuando lo hagan, es probable que los viajeros de negocios se encuentren con horarios limitados que podrían aumentar el tiempo de viaje. Cuando sea necesario, los viajeros pueden alojarse en hoteles, ya que la mayoría han reforzado la limpieza y la desinfección; sin embargo, sigue siendo prudente utilizar desinfectantes en las superficies. Los líderes empresariales deben comunicar claramente y hacer cumplir las directrices de viaje de la empresa a medida que evolucionan.

7. ¿Cómo podemos satisfacer las crecientes necesidades de salud mental y emocional de los empleados?

Muchos han sufrido profundas pérdidas durante la pandemia y no han tenido suficientes oportunidades para hacer el duelo. Casi todos hemos experimentado la soledad. Habrá más casos de ansiedad y depresión, y algunos supervivientes y sus familias padecerán síndrome de estrés postraumático. El acceso a los servicios de salud mental era a menudo deficiente antes de la pandemia, y las necesidades serán mayores ahora. Los empleadores deben afrontar este reto.

La mayoría de los empleadores de nuestra encuesta (58%) afirman haber aumentado el acceso a la tele-salud conductual, como las sesiones de terapia de audio o vídeo, mientras que el 83% afirma haber aumentado la comunicación sobre los Programas de Asistencia al Empleado. Algunos tipos de terapia cognitivo-conductual pueden administrarse eficazmente a través de una aplicación móvil, y prevemos un mayor uso de soluciones digitales para abordar algunas necesidades de salud mental. Algunos empleados se benefician de los programas de atención plena y mediación, y el valor de los programas en línea ha aumentado.

Los empleadores también pueden establecer redes sociales virtuales para abordar el aislamiento, y formar a los supervisores para que identifiquen las necesidades de salud mental de los empleados en la mano de obra a distancia y realicen las derivaciones adecuadas. Tener en cuenta las responsabilidades familiares y de cuidado de los hijos y fomentar el ejercicio y el tiempo fuera del trabajo también ayuda a apoyar la salud emocional de los empleados.

8. ¿Cómo debemos comunicar la vuelta al trabajo?

Los rumores falsos e infundados pueden propagarse tan rápido como un virus y las empresas deben ganarse la confianza de sus empleados mediante comunicaciones frecuentes y precisas. Las empresas deben abordar las preocupaciones de los empleados sobre la seguridad del regreso centrando las comunicaciones en las medidas que se están tomando para protegerlos, incluida la limpieza del lugar de trabajo, las políticas de detección y los cambios que se están realizando para permitir el distanciamiento social. Esta información debe compartirse en comunicaciones regulares impulsadas como el correo electrónico, así como a través de la intranet de la empresa y los sitios de recursos humanos.

La comunicación visual sobre el comportamiento adecuado también es importante. Las empresas deben retirar las fotos de archivo de empleados muy agrupados. También deben evitar las imágenes de personas que lleven equipos de protección de grado médico, como pantallas faciales o mascarillas N95, en entornos laborales no clínicos, ya que siguen escaseando y no son recomendables.

Por último, dado que las pandemias pueden incitar a la xenofobia, los prejuicios y la estigmatización, los líderes deben estar alerta ante la posibilidad de que algunos grupos o individuos sean estigmatizados, y pronunciarse en contra de ello. Los delitos de odio contra los asiáticos, por ejemplo, han aumentado con la actual pandemia, de la misma manera que se culpó erróneamente a los afroamericanos de la propagación de la pandemia de gripe de 1918. Nuestra encuesta mostró que el 47% de las empresas están tomando actualmente medidas para reducir el estigma durante esta pandemia, y el 21% está planeando tomar tales medidas; aún así, casi un tercio de los encuestados no tiene planes de este tipo. La comunicación y la formación sobre los prejuicios inconscientes y la lucha contra la discriminación son elementos clave de las estrategias de diversidad e inclusión, y su importancia es aún mayor ahora.

Covid-19 es un virus que evoluciona rápidamente y su impacto en las organizaciones y en el mundo ha sido fuerte y rápido. Las prácticas descritas anteriormente no sólo ayudarán a proteger a los empleados, a la comunidad y la reputación de la empresa, sino que también posicionarán a las empresas para una transición más suave a medida que organizan el regreso al lugar de trabajo.