¿Necesita realmente tanto espacio de oficinas?

Incluso a medida que aumentan las tasas de vacunación, las empresas siguen sin saber con certeza cuándo, cómo -y en algunos casos, si- los trabajadores volverán a sus rutinas de oficina anteriores al virus. Los datos de Google muestran que la actividad en el lugar de trabajo en Londres, Nueva York y San Francisco es la mitad que antes de la pandemia. Una encuesta realizada en junio por la Cámara de Comercio de Londres a 520 líderes empresariales reveló que, entre las empresas cuyos empleados pueden trabajar desde casa, la mitad espera que los trabajadores sigan trabajando a distancia cinco días a la semana incluso después del Covid. Cuando el CEO de Apple, Tim Cook, anunció planes para que los empleados volvieran a la oficina tres días a la semana a partir del otoño, los empleados le enviaron una petición en la que decían que la empresa había "ignorado activamente" el deseo de muchos empleados de continuar con un régimen remoto a tiempo completo. Decía en parte: "En el último año hemos tenido la sensación de haber podido hacer por primera vez el mejor trabajo de nuestras vidas, sin las limitaciones que suponen inevitablemente los desplazamientos diarios a las oficinas y las propias oficinas presenciales". Para las empresas que optan por exigir que menos empleados estén in situ cada día, se plantea una pregunta: ¿Deben los directivos tomar la decisión a largo plazo de deshacerse de una parte de su espacio de oficinas? Basándonos en nuestras décadas de experiencia profesional -uno de nosotros es profesor de finanzas y urbanismo en Londres, el otro es gestor de inversiones centrado en el sector inmobiliario- creemos que, para muchas empresas, la respuesta debería ser afirmativa. Ya hay indicios de este cambio. En la ciudad de Nueva York, por ejemplo, las tasas de desocupación de oficinas han aumentado un 11,3% en el último año, y ahora se sitúan en el nivel más alto de los últimos 27 años. Esto es así a pesar de que las empresas con sede en Nueva York, como JPMorgan Chase y Goldman Sachs, han sido algunas de las que más han abogado por que los trabajadores vuelvan rápidamente a las oficinas. ¿Por qué tener una oficina? Los economistas sostienen que las empresas prefieren que sus empleados trabajen en el mismo lugar y al mismo tiempo por dos razones. En primer lugar, facilita el control de los trabajadores. Esta afirmación está respaldada por muchas pruebas fiables, especialmente en el caso de los empleados asalariados (programadores, contables, etc.), cuyo esfuerzo es difícil de medir. Aunque los métodos electrónicos de control del trabajo eran populares incluso antes de la pandemia, el trabajo cualificado es difícil de controlar de esta forma. Si una empresa (o incluso ciertos directivos de una empresa) depende de la proximidad y de la observación real para determinar quién está trabajando duro, será más difícil trasladar sus actividades principales fuera de una oficina. La segunda razón por la que las empresas tienen oficinas es para favorecer los intercambios de ideas no estructurados. Aunque se trata de una noción bien establecida, existen muy pocas pruebas que respalden la afirmación de que las charlas en la fuente de agua fomentan la creatividad. Aunque las investigaciones demuestran que las interacciones no estructuradas ayudan a las personas a intercambiar información y a crear redes, ningún estudio demuestra que esto aumente la productividad de su empresa. El deseo de intercambios no estructurados no debería impedir a nadie salir de su oficina si su principal preocupación es la productividad. Sin embargo, si las reuniones informales son una parte importante de la cultura de la empresa, el trabajo a distancia puede socavarla. Por lo tanto, los directivos deben pensar detenidamente qué papel desempeña la interacción informal en su equipo y cómo le afectará el trabajo desde casa. Estas dos razones para tener oficinas -la supervisión y la interacción informal- siempre han sido evidentes. Sin embargo, para muchas empresas, el grado en que importan ha cambiado tras un año de trabajo a distancia. Naturalmente, la capacidad de un directivo para supervisar a un equipo que trabaja a distancia depende no sólo de la naturaleza del trabajo, sino también de las aptitudes del directivo. No todos los directivos tienen las habilidades necesarias para ser un buen líder de un equipo a distancia, pero estas habilidades mejoran con la práctica. Muchos líderes se han vuelto expertos en las reuniones de comprobación por vídeo e incluso en la contratación de trabajadores sin conocerlos. Así que se puede argumentar que las habilidades de gestión a distancia de muchas personas son mucho mejores que antes de la pandemia. Los empleados también se han vuelto más adeptos a interactuar a través de la tecnología, ya sea mediante videoconferencias o a través de plataformas como Slack. El apoyo a estas tecnologías requiere una inversión, pero el mayor coste del cambio al trabajo a distancia o combinado -el coste de la adopción a la nueva tecnología- ya se ha pagado. Nadie debería comprometerse con el trabajo a distancia a largo plazo porque quiera recuperar el coste hundido de la mudanza a la red debido a la pandemia. Sin embargo, la pandemia redujo irreversiblemente el coste de pasarse al trabajo a distancia y abarató esta elección. Esto significa que ahora es más fácil entrar y salir del trabajo a distancia cuando sea conveniente o necesario. En conjunto, estas fuerzas están llevando a la mayoría de las empresas a la conclusión de que habrá más actividad en línea. Aunque los resultados de las encuestas varían, algunas estimaciones académicas sugieren que alrededor del 20% de los días de trabajo se pasarán en casa. Esto sugiere que las oficinas sólo necesitarán alrededor del 80% de su capacidad anterior a la pandemia. Factores a tener en cuenta si está considerando reducir espacio Los siguientes factores deberían guiar a las empresas a la hora de pensar no sólo en cuántos metros cuadrados de oficinas necesitarán en el futuro, sino también en la ubicación de ese espacio. Estas decisiones van de la mano, ya que el tamaño, la ubicación y los costes son decisiones interrelacionadas a la hora de planificar las oficinas: Actitud de los empleados. Las encuestas muestran que la mayoría de los trabajadores de oficina quieren volver a una oficina, pero sólo dos o tres días a la semana. Eso sugiere que proporcionar un espacio de trabajo atractivo para las personas con más talento requerirá menos espacio que en el pasado, ya que es poco probable que todos los empleados acudan los mismos días. Esto sugiere que la calidad del espacio debería ser más importante que la cantidad, y es probable que las empresas se centren en espacios más pequeños que ofrezcan mejores servicios y comodidades. Proximidad a clientes, consumidores y servicios. Según los economistas urbanos, las ciudades modernas existen por dos razones: 1) Las empresas se benefician de estar cerca de otras empresas y trabajadores, lo que aumenta los salarios y los beneficios, y 2) Determinados servicios (como tiendas o restaurantes de lujo, centros sanitarios especializados o fácil acceso a servicios como el transporte compartido) se benefician de la escala y sólo están disponibles en zonas densamente pobladas. A medida que las empresas cambian a un modelo híbrido o de trabajo desde casa completo, los beneficios de estar situado junto a las oficinas de otras empresas pueden disminuir debido a la reducción de la densidad. Estar físicamente cerca de sus clientes y colaboradores se vuelve menos importante cuando más personas trabajan a distancia, por lo que el beneficio de tener una oficina en un distrito comercial central probablemente disminuirá. Al mismo tiempo, estar cerca de los servicios puede importar más. Si se desplaza a la oficina sobre todo para socializar con sus colegas, en lugar de trabajar concentrado en un escritorio, estar cerca de restaurantes y parques se vuelve más importante. Cambio de las pautas de desplazamiento. En el pasado, una consideración clave a la hora de elegir la ubicación de las oficinas era asegurarse de que podían atraer a los mejores. Como los desplazamientos a la oficina no serán necesariamente frecuentes, más gente vivirá más lejos de su oficina, por lo que las ubicaciones clave atraerán a más talentos de lugares más lejanos. Esto hará que el acceso a las opciones de desplazamiento de corta distancia (como las paradas de metro) sea menos importante y que el transporte de larga distancia (como la proximidad a las autopistas o a las estaciones de tren de cercanías) sea más valioso para la ubicación de las oficinas. Diseño de las oficinas. Cada vez más, atraer a los mejores talentos no tendrá que ver con la ubicación de la oficina en relación con sus hogares, sino en relación con sus aspiraciones profesionales. Cuando decidan ir a la oficina, los trabajadores con talento se sentirán atraídos por oficinas en las que puedan trabajar de forma más productiva y centrarse en actividades que no pueden realizar desde casa. Esto requerirá menos espacio, pero la ubicación y la calidad de las oficinas serán fundamentales. Consideraciones medioambientales. Dado que el entorno construido tiene un impacto significativo en el entorno natural, el sector inmobiliario es una parte importante de las estrategias ESG de las empresas. La construcción de torres de oficinas consume inmensos recursos; la calefacción, la refrigeración y la electrificación consumen recursos cada día. A medida que las empresas reimaginan y reevalúan su necesidad de espacio físico, la crisis actual puede ser la oportunidad perfecta para empezar a utilizar el espacio de oficinas de forma más eficiente. Por ejemplo, para las empresas que opten por un sistema híbrido de días de la semana (en el que todos los trabajadores estén en la oficina, digamos, los martes, miércoles y jueves), la reducción de la huella medioambiental derivada de la disminución de la calefacción y la refrigeración en los días "libres" puede ser significativa. Coste. Un último factor en las decisiones que tomarán las empresas sobre el espacio de oficinas: Los propietarios pueden estar más dispuestos que nunca a renegociar los contratos. Esto significa que incluso aquellos que estaban bloqueados en acuerdos a largo plazo pueden ahora intentar replantearse la forma en que utilizan el espacio de oficinas. En conclusión, es posible que la mayoría de los directivos descubran que no necesitan tanto espacio de oficina como antes - y el espacio que sí necesitan funcionará mejor para los empleados si está diseñado para un estilo de trabajo híbrido y cerca de los servicios y de las conexiones de transporte de larga distancia, ya que las ubicaciones en los distritos empresariales centrales pierden valor.

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