El híbrido ha hundido el equilibrio entre trabajo y vida privada. Así es como Microsoft intenta solucionarlo.

Si hubiera una palabra que ha definido el año 2021, sería "abrumado". Después de un año y medio de pandemia, con bandejas de entrada desbordadas y reuniones consecutivas, la gente está cansada. La gente también está buscando una respuesta a este agotamiento digital - incluyéndome a mí. Como responsable de la función de análisis de personas de Microsoft, paso mucho tiempo explorando este problema examinando los datos. Cuando mis colegas estudiaron las tendencias anónimas de productividad de millones de clientes de Microsoft en todo el mundo, vieron que un año después de la pandemia, el tiempo semanal dedicado a las reuniones de Teams se había más que duplicado y la persona media enviaba un 42% más de chats fuera de horario. Aunque al principio esto parecía la mejor forma de que los equipos se mantuvieran conectados, desde entonces nos hemos dado cuenta de que estas videollamadas, correos electrónicos y chats sin parar se han convertido en una sobrecarga digital, y vemos los impactos en el bienestar en nuestras encuestas a los empleados de Microsoft. Entre abril y noviembre de 2020, la satisfacción de los empleados con el equilibrio entre trabajo y vida personal descendió 13 puntos porcentuales. Así que mi equipo y yo nos propusimos descubrir las razones de este descenso e identificar acciones basadas en datos que los directivos y los empleados pudieran tomar para dar la vuelta a las cifras en este entorno de trabajo híbrido. Nos preguntamos, ¿qué podemos aprender de los patrones de actividad de nuestros empleados, del tiempo de vacaciones tomado y de las encuestas? ¿Y qué pueden hacer los directivos para crear una cultura en la que exista un equilibrio entre trabajo y vida privada y los empleados prosperen? ¿Una en la que terminar la lista de tareas pendientes o evitar el trabajo fuera de horario no requiera un esfuerzo sobrehumano y una autodisciplina poco realista? Las prácticas de trabajo virtual que afectan al bienestar de los empleados Para responder a estas preguntas, estudiamos la actividad de colaboración agregada y desidentificada y los datos de las encuestas de miles de empleados de Microsoft a lo largo de muchos meses, la mayoría de los cuales trabajaban desde casa debido a la pandemia. En general, descubrimos que el exceso de colaboración, la falta de concentración ininterrumpida y la omisión del tiempo libre eran los principales impulsores de la disminución del equilibrio entre la vida laboral y personal que estábamos investigando. A medida que aumentaba el tiempo de colaboración, disminuía el bienestar. La primera parte de nuestro análisis, basado en los datos de actividad laboral y sentimiento de abril de 2020, confirmó lo que pensábamos que era cierto: los empleados que pasan más tiempo colaborando -asistiendo a reuniones, escribiendo correos electrónicos y enviando chats- califican de menor la satisfacción con el equilibrio entre trabajo y vida privada que los compañeros con menos horas de tiempo de colaboración. Los empleados satisfechos con su conciliación asisten a un 25% menos de reuniones y dedican una media de 6 horas menos a la semana a colaborar en comparación con aquellos empleados con un sentimiento neutral o desfavorable respecto a su conciliación. Además, aquellos empleados satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y familiar tienden a enviar un 29% menos de correos electrónicos en general y un 36% menos de correos electrónicos fuera del horario laboral. A medida que las personas reservaban más tiempo para concentrarse, su bienestar mejoraba. Por otro lado, vimos que los empleados satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y familiar tenían 1,3 veces más horas de concentración y 1,3 veces más bloques de concentración de dos horas en comparación con los empleados menos satisfechos con el equilibrio entre su vida laboral y familiar. A medida que aumentaban las vacaciones, también lo hacía el bienestar. A continuación, observamos los patrones en el tiempo de vacaciones tomado. Descubrimos que al principio de la pandemia, muchos empleados de Microsoft dejaron de tomar sus vacaciones por completo, ya que se refugiaron en su lugar, evitaron viajar y se quedaron en casa. De hecho, vimos que la cantidad media de tiempo de vacaciones registrado por los empleados de Microsoft en EE.UU. descendió hasta un 83%. Esa caída causó un efecto dominó, y pudimos ver en las cifras que tomar vacaciones -o no- tiene un impacto real en la percepción que tienen los empleados del equilibrio entre la vida laboral y personal. Basándonos en nuestra investigación, vimos que los empleados de EE.UU. que pudieron tomarse tiempo libre para reponer fuerzas durante marzo o abril de 2020 tenían, de media, una percepción del equilibrio entre la vida laboral y personal 8 puntos porcentuales mayor en el mes de mayo que aquellos empleados que no se tomaron tiempo libre durante esos meses. Entonces, si parte del secreto del bienestar reside en celebrar menos reuniones, dedicar más tiempo a la concentración y tomarse tiempo libre para recargar pilas, ¿cómo lo hacemos exactamente? He aquí cuatro estrategias que distintos equipos de Microsoft han empezado a poner en práctica. Dé prioridad a Nuestros datos muestran que una de las cosas más importantes que puede hacer un directivo para mejorar el equilibrio entre trabajo y vida privada es ayudar a su equipo a establecer prioridades. En concreto, los empleados que no reciben apoyo para priorizar por parte de sus jefes están mucho menos satisfechos con su equilibrio entre vida laboral y personal. De hecho, los datos recogidos entre octubre y noviembre de 2020 muestran que el 81% de ellos están insatisfechos, y el 42% no se sienten tan productivos como antes de la pandemia. Como gestor que soy, sé que nunca conseguiremos hacerlo todo . Así que he tenido que mantener duras conversaciones con socios y otros equipos, para decirles: "Vale, podemos hacer esto... pero significa que quizá no podamos hacer estas otras tres cosas. ¿Qué es lo más importante aquí?". Para combatir de verdad esta sobrecarga y mantener las cargas de trabajo sostenibles, no siempre podemos decir "y", sino que todo se reduce a "o lo uno o lo otro". Mi equipo aún bromea con que la priorización bien podría llamarse "entrar en contacto con el Klinghoffer que llevamos dentro", ya que lo he dicho tanto. Pero se ha convertido en mi mantra por una razón. La priorización es la forma en que creamos estabilidad incluso frente al caos. Es la plataforma fundamental del equilibrio entre el trabajo y la vida personal porque capacita a su equipo para tomar el control, para hablar, para decir "no" a las cosas que no son de misión crítica, lo que al final significa menos reuniones, más tiempo de concentración y, lo que es más importante, la libertad de tomarse tiempo libre. Reevaluar las reuniones Una vez que el trabajo está debidamente priorizado, el siguiente paso es reevaluar las reuniones del equipo. He aquí algunas estrategias que nos han funcionado. Incorpore descansos. Un pequeño respiro entre las sesiones de colaboración es una oportunidad para que los empleados tomen un vaso de agua, se preparen para la siguiente llamada o pasen mentalmente a un nuevo tema. Cuando cambiamos nuestro enfoque de maximizar el tiempo de reunión a maximizar la eficacia de la reunión, la investigación cerebral de Microsoft muestra que las reuniones con sólo un intervalo de cinco a diez minutos entre ellas no sólo reducen los niveles de estrés de sus empleados, sino que también permiten una mejor concentración y compromiso. En Outlook u otra plataforma de correo electrónico, las organizaciones pueden establecer un valor predeterminado para estas pausas en toda la empresa, o los empleados y equipos individuales pueden cambiar su propia configuración. Evite las pausas entre reuniones. Al igual que las pausas entre reuniones, el tiempo al principio y al final de cada semana ayuda a los empleados en la transición. Por ejemplo, las reuniones de los lunes por la mañana pueden presionar a los empleados para que se preparen durante el fin de semana, lo que contribuye a que se sientan aún más abrumados. En su lugar, designe las mañanas de los lunes para la concentración y la preparación con el fin de preparar al equipo para colaborar con éxito durante toda la semana. También hemos visto que muchos equipos en Microsoft adoptan los viernes sin reuniones como tiempo dedicado a concluir el trabajo clave y desconectar por completo antes del fin de semana. Haga una pausa. Un estudio reciente de Microsoft Research muestra que la multitarea en las reuniones aumenta significativamente en las reuniones más largas y de mayor tamaño. En el estudio, las personas también mencionaron con frecuencia que realizan varias tareas a la vez durante reuniones que consideran irrelevantes o en las que no tienen interés o compromiso. Así pues, tómese el tiempo necesario para dar un paso atrás y reevaluar la eficacia de las reuniones para su equipo preguntando por las perspectivas de los miembros de su equipo. Pregúntese también, ¿tiene usted reuniones con poco compromiso y mucha multitarea? ¿Podrían algunas reuniones ser más cortas? ¿Menos frecuentes? ¿Quién necesita realmente estar allí? ¿Deberían ser recurrentes o sólo programarse según las necesidades? ¿Necesitan ser reuniones en absoluto? Proteja el tiempo para centrarse y establezca límites Con el trabajo priorizado y las reuniones reducidas, anime a su equipo a priorizar el tiempo que dedican al trabajo centrado y a establecer límites para protegerlo. Fomente el tiempo de concentración. Sugiera a su equipo que reserve proactivamente bloques de tiempo para el trabajo centrado cada semana para abordar las prioridades clave. Reservar este tiempo permite a los empleados dedicarse a trabajar en profundidad y sumergirse en los proyectos sin distracciones ni interrupciones. Más tiempo de concentración significa más progreso, lo que se traduce en menos agobio. También significa que habrá menos trabajo fuera de horario. Utilice la tecnología para respetar las horas de tranquilidad. El trabajo híbrido va más allá del "dónde" trabajamos: también se trata del "cuándo". Por ejemplo, compaginar mi trabajo con mi horario personal a veces significa que revisar mi bandeja de entrada por la tarde, cuando puedo concentrarme de verdad, es la mejor manera de terminar el trabajo. Por otro lado, nuestra investigación muestra que un solo correo electrónico fuera de horario de un directivo puede tener un efecto dominó de trabajo fuera de horario para el equipo. La tecnología puede ayudar a su equipo a capacitar a todo el mundo para que trabaje de la forma que más le convenga, evitando al mismo tiempo esa mentalidad de "estar siempre conectado". Cuando trabajo por la noche -que es como mejor funciono como individuo- aprovecho las funciones de "envío diferido" para asegurarme de que mi horario de trabajo flexible no se convierta en el estresante horario nocturno de otra persona. También he animado a mi equipo a silenciar las notificaciones para eliminar la presión de revisar los correos electrónicos y los chats cuando les llega la hora de alejarse del trabajo. También hemos establecido normas de equipo sobre cuándo se esperan respuestas, para que nadie sienta que está constantemente de guardia. Fomente el tiempo libre Por último, discuta activamente formas de facilitar que los empleados se tomen sus merecidas vacaciones. Puede que el tiempo libre ya no sea como antes. La capacidad de desconectar es clave para el equilibrio entre la vida laboral y personal. Ya se trate de vacaciones, staycation, días de salud mental, días de enfermedad o la observancia de fiestas religiosas, descansar y recargarse puede significar cosas diferentes para diferentes personas. A finales de 2019, redefinimos la baja por enfermedad en Microsoft para incluir los días de salud mental; poco nos imaginábamos lo importante que sería unos meses más tarde, cuando llegó la pandemia. También ofrecimos globalmente cinco días de bienestar además de sus vacaciones asignadas regularmente para animar a los empleados a tomarse más tiempo libre. En términos generales, ayude a su equipo a entender que hay muchas razones para tomarse tiempo libre que no dependen de viajes o desplazamientos y que su bienestar es una prioridad por la que merece la pena tomarse tiempo. Facilite las vacaciones. A los empleados les resultará difícil ausentarse si no sienten que cuentan con la cobertura o el apoyo necesarios. Como su jefe, ofrézcase proactivamente a ayudar a cubrirles cuando estén ausentes. También puede crear un sistema de compañeros que proporcione a cada empleado alguien que supervise su trabajo mientras esté ausente. Puede incluso facilitar días de consenso en los que los miembros de su equipo acuerden tomarse un tiempo fuera de forma colectiva para minimizar el correo electrónico y otro trabajo acumulado al que volverán. . . . Las épocas de grandes transiciones y cambios son una oportunidad para dar un paso atrás y replantearse las cosas. A medida que el mundo cambia, nuestra forma de trabajar también puede hacerlo. Lo más poderoso que he aprendido de nuestro estudio sobre el equilibrio entre el trabajo y la vida personal es que nosotros, como directivos, tenemos la oportunidad de desafiar el statu quo y decir: "esto puede ser mejor". Centrándose en las tácticas anteriores, los directivos pueden crear un mundo en el que la responsabilidad del equilibrio entre la vida laboral y personal no recaiga únicamente sobre los hombros de un individuo. Se trata de establecer normas de equipo y un entorno que permita a todos centrarse en el impacto, no en la actividad. Al crear claridad e identificar lo importante, los directivos permiten a sus empleados hacer su mejor trabajo y prosperar en un entorno híbrido.

El híbrido ha hundido el equilibrio entre trabajo y vida privada. Así es como Microsoft intenta solucionarlo.

Resumen.

Partner Center