Como escrever de forma concisa

Esteja o senhor de volta ao escritório ou ainda trabalhando remotamente, provavelmente já participou de mais de uma reunião este ano que poderia ter sido a inspiração para um daqueles memes do tipo "sobrevivi a outra reunião que deveria ter sido um e-mail". Mas o senhor provavelmente também leu mais de um e-mail este ano que deveria ter sido... um e-mail mais curto. Se o senhor tem algo complicado a dizer, deve sempre usar o espaço necessário para dizer. Mas quando sua prosa é desnecessariamente prolixa e repetitiva, o senhor sobrecarrega os leitores, pedindo-lhes que concentrem a atenção em descobrir o que o senhor está dizendo em vez de pensar no que está dizendo. Nesses casos, é hora de editar. Embora possa parecer contraintuitivo, escrever algo longo geralmente leva menos tempo do que escrever algo mais curto. Caso em questão: O primeiro rascunho deste artigo tinha 500 palavras a mais do que a versão que o senhor está lendo. Em 1690, John Locke capturou esse desafio em "An Essay Concerning Human Understanding" (Um Ensaio sobre o Entendimento Humano), do qual ele observou que "para confessar a verdade, estou agora muito preguiçoso ou muito ocupado para torná-lo mais curto". É difícil reservar tempo suficiente para escrever com eficiência. Mas mesmo quando o senhor tem apenas alguns minutos para editar, pode tentar estas três estratégias para reduzir sua prosa. 1. Exclua as palavras que não acrescentam nada à frase. Muitos documentos do local de trabalho são sobrecarregados pelas seguintes palavras: geralmente, basicamente, na verdade, tipo de, realmente, virtualmente, totalmente, essencialmente, completamente, praticamente, literalmente e apenas. Estamos (literalmente) tão acostumados a (apenas) escrever essas palavras que podemos (realmente) achar que nossa escrita soa (totalmente) estranha sem elas. Mas (geralmente) quando o senhor adquire o hábito de cortar essas palavras, (realmente) não sentirá falta delas. Se uma dessas palavras for essencial para o significado da frase, mantenha-a! Mas, se não for, deixe-a de lado. Para decidir se a palavra deve ficar ou sair, faça a si mesmo as seguintes perguntas: O que a palavra está acrescentando à frase? Se o senhor a cortar, a frase perderá alguma coisa? Se a mantiver, o senhor diluirá sua mensagem? Considere este exemplo: Como a pandemia sobrecarregou completamente nossos hospitais, tivemos que reconsiderar o papel da telessaúde em nosso sistema médico. Para decidir se quero manter o "completamente" e o "essencialmente", posso perguntar o que essas palavras estão acrescentando à minha frase. A pandemia sobrecarregou "completamente" nossos hospitais? Eles podem estar mais sobrecarregados do que apenas ... sobrecarregados? Existe alguma diferença entre "reconsiderar" e "essencialmente reconsiderar"? E se eu quiser sugerir que reconsideramos o papel da telessaúde, mas não repensamos tudo? Essencialmente ajuda a esclarecer esse ponto? Na verdade, não. Dizer que tivemos que reconsiderar não significa que tivemos que reconsiderar tudo, portanto, essencialmente não ajuda. Nesse caso, não posso defender nem o "completamente" nem o "essencialmente". Em vez de acrescentar algo à minha frase, eles diluem minha mensagem, tornando-a menos direta. Então, o senhor deve manter uma dessas palavras? Vamos considerar este exemplo: Quando queremos mudar de fornecedor, geralmente contratamos uma empresa externa para examinar nossas opções. O que estamos tentando alcançar com "geralmente" aqui? Se o cortarmos, perderemos alguma coisa? Se o que o senhor quer dizer é que "geralmente" fazemos isso, mas em alguns casos não fazemos, então talvez seja melhor manter o "geralmente". Mas uma solução melhor pode ser reescrever a frase para deixar esse ponto mais claro: Quando queremos mudar de fornecedor, contratamos uma empresa externa para examinar nossas opções, a menos que um de nossos parceiros já tenha examinado os fornecedores. Conclusão: Mantenha as palavras de que o senhor precisa; corte ou substitua as palavras de que não precisa. 2. Corte a sobreposição. Como descobrimos o que pensamos escrevendo, muitas vezes nos repetimos à medida que nos aproximamos da melhor versão de nossas ideias. Considere este exemplo do meu primeiro rascunho deste artigo: Quando estamos descobrindo o que pensamos, tendemos a nos repetir. Às vezes, dizemos a mesma coisa novamente porque ainda não descobrimos o que queremos dizer. Na primeira frase, defendo meu ponto de vista. (We repeat ourselves.) Na segunda frase, desenvolvo esse ponto acrescentando o nexo causal. (We repeat ourselves because we haven't figured out what we want to say.) Quando fiz a revisão, consegui inserir esse nexo causal na primeira frase e cortar a repetição: Como descobrimos o que pensamos escrevendo, muitas vezes nos repetimos nos primeiros rascunhos. A frase revisada tem quase a metade do comprimento (16 palavras) das frases originais sobrepostas (29 palavras). Para encontrar frases sobrepostas em seus documentos, tente destacar a repetição ao editar. Aqui está um exemplo: Nossos problemas atuais de pessoal foram exacerbados por uma combinação de salários baixos e o aumento do custo de moradia. Como ficou mais caro para os funcionários alugar ou comprar casas em nossas cidades-alvo, não conseguimos atrair funcionários com nossos salários atuais, o que leva a dificuldades de pessoal. (52 palavras) Na primeira frase, o autor está fazendo uma afirmação: Não conseguimos encontrar funcionários porque não estamos pagando o suficiente para as pessoas morarem em nossa área. Na segunda frase, o autor repete essa afirmação, mas acrescenta novos detalhes. Os custos de moradia aumentaram para locatários e compradores em nossas cidades-alvo. Se combinarmos as ideias das duas frases, chegaremos a esta frase: Nossos atuais problemas de pessoal foram exacerbados por uma combinação de baixos salários e o aumento do custo de moradia para locatários e compradores em nossas cidades-alvo. (27 palavras) Essa nova versão é muito mais curta. 3. Em vez de nos dizer o que o senhor vai fazer em uma frase, simplesmente faça. Considere estas duas frases: Agora vou apresentar ao senhor três medidas que devemos tomar para melhorar nosso processo de integração. (15 palavras) Devemos tomar três medidas para melhorar nosso processo de integração. (10 palavras) Quando lemos a primeira frase, nossa atenção está voltada para o escritor, que está prestes a nos oferecer algo, e não para as recomendações do processo de integração. Faz sentido que os redatores incluam esse tipo de comentário quando redigem um documento. Estamos pensando no que estamos fazendo e, por isso, dizemos aos nossos leitores o que estamos fazendo. Mas os leitores não precisam necessariamente acompanhar a jornada que o senhor fez enquanto redigia o documento. Eles só precisam saber onde o senhor chegou. Aqui está outro exemplo, baseado em uma das frases que vimos acima: Quero salientar que nossos problemas atuais de pessoal foram exacerbados por uma combinação de baixos salários e o aumento do custo de moradia para locatários e compradores em nossas cidades-alvo. Os leitores saberão que o senhor está apontando os problemas de pessoal porque é o autor do documento que menciona esses problemas de pessoal. O senhor não perderá informações importantes se cortar as primeiras palavras e começar com "Nossos problemas atuais de pessoal...". Não é o fim do mundo se o senhor usar uma palavra desnecessária de vez em quando, escrever uma frase sobreposta ocasionalmente ou nos dizer o que está fazendo em uma frase antes de fazê-la. Mas as palavras extras se acumulam. Se o senhor tiver o hábito de usar essas estratégias, sua redação será mais curta e mais nítida.

Como escrever de forma concisa

Resumo.

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