Os membros da sua equipe não estão participando das reuniões. Veja o que fazer.

Sue, uma ex-cliente minha, estava iniciando uma nova função de vice-presidente em uma organização de fintech. Ela descobriu rapidamente que a equipe que herdou tinha um nível mais baixo de participação, colaboração, questionamento e envolvimento geral do que a que havia deixado para trás. Isso era particularmente evidente nas reuniões de equipe. Os desafios de Sue não são surpreendentes, considerando os problemas generalizados com a cultura de reuniões. Pesquisas demonstraram que 9 em cada 10 pessoas sonham acordadas em reuniões, 50% acham que as reuniões são improdutivas, 25% das reuniões são gastas discutindo questões irrelevantes e 75% dos líderes não receberam treinamento formal sobre como conduzir uma reunião. A baixa participação da equipe nas reuniões pode levar a uma queda na produtividade por alguns motivos: Redução da colaboração. Quando as pessoas não contribuem para a discussão ou não prestam atenção ao que está sendo dito, a equipe não consegue colher todos os benefícios da reunião e a reunião desperdiça o tempo de todos. Desafios na tomada de decisões. A baixa participação significa que menos perspectivas são consideradas, resultando em decisões abaixo do ideal. Unidade da equipe. A falta de participação pode prejudicar a coesão da equipe, pois alguns membros da equipe podem se sentir desmotivados ou desvalorizados. Desperdício de tempo e recursos. Reuniões com baixa participação podem fazer com que os membros da equipe sintam que seu tempo poderia ser mais bem gasto em outras tarefas. O conselho tradicional para os líderes que desejam aumentar a participação nas reuniões é esclarecer as expectativas, definir agendas claras e fazer perguntas abertas. Embora essas estratégias tenham seus méritos, talvez nem sempre funcionem, pois geralmente se baseiam nas suposições do líder sobre o que a equipe precisa, em vez de fatos sobre o que ela realmente precisa. Por exemplo, apesar de implementar essas estratégias tradicionais de engajamento, alguns dos membros da equipe de Sue não mudaram seu comportamento e suas reuniões não foram mais eficazes. Gerentes como Sue, que querem que suas equipes se envolvam mais nas reuniões, precisam promover uma cultura de equipe segura e inclusiva, o que exige um profundo entendimento da dinâmica exclusiva da equipe. Considere as dinâmicas pessoais e de grupo. Dinâmica pessoal Compreender e abordar os pontos fortes, as fraquezas, as aspirações e os medos individuais dos membros de sua equipe é fundamental para promover um ambiente inclusivo e participativo. A autopercepção das pessoas e suas personalidades individuais podem desencorajá-las a se envolver. Por exemplo, a introversão, a falta de confiança, os sentimentos de síndrome do impostor ou a sensação de que suas contribuições não são valorizadas ou relevantes podem fazer com que uma pessoa relute em compartilhar seus pensamentos. Sue descobriu que fazer perguntas abertas em reuniões de equipe não resultava em participação. No entanto, quando ela fazia perguntas abertas em suas reuniões individuais, os membros tinham uma sensação maior de segurança psicológica, e ela conseguia descobrir insights valiosos e incentivar o envolvimento futuro. Portanto, faça reuniões individuais com os indivíduos desmotivados. Para estabelecer um tom positivo, inicie cada conversa reconhecendo as valiosas contribuições deles para a equipe. Em seguida, faça perguntas abertas para explorar como eles se sentem em relação às reuniões da equipe. Por exemplo: Como o senhor se sente em relação à sua função e às suas contribuições? Há algum desafio ou preocupação pessoal que possa estar afetando sua participação ativa? Que mudanças poderíamos fazer na estrutura da nossa reunião para que o(a) senhor(a) se sinta mais disposto(a) a participar? Como posso ajudar o senhor a se sentir à vontade para expressar suas ideias? Por fim, depois de identificar os fatores pessoais que afetam a participação da pessoa, convide-a a se envolver mais ativamente. O senhor poderia dizer: Quero que o senhor saiba que suas ideias e feedback não são apenas bem-vindos, mas também fundamentais para o nosso sucesso. Em nossa próxima reunião, gostaria que o senhor compartilhasse suas ideias sobre [tópico/projeto específico]. Vou me certificar de criar um espaço para que o senhor possa expressar suas ideias confortavelmente. Sua perspectiva é única e pode nos ajudar a ver coisas que, de outra forma, não veríamos. O que o senhor acha disso? Dinâmica de grupo A maneira como os membros da equipe interagem uns com os outros também é um fator crítico para a participação na reunião. Por exemplo, barreiras linguísticas e diferenças culturais podem facilmente gerar mal-entendidos. As dinâmicas de poder, incluindo, entre outras, aquelas relacionadas a gênero, orientação sexual, neurodivergência e raça, podem intimidar as pessoas e levá-las ao silêncio, assim como as vozes dominantes que tendem a ser mais altas do que as outras. Dadas essas dinâmicas de poder, é fundamental que o senhor mostre aos membros da sua equipe que eles são valorizados e torne segura a participação deles. Mostre que eles são valorizados. Veja como definir expectativas claras sobre os comportamentos da sua equipe e, ao mesmo tempo, demonstrar que o senhor os valoriza e às suas contribuições. A chave aqui é trabalhar na cultura para o benefício da equipe, em vez de se concentrar em um indivíduo desmotivado. Sua meta deve ser criar um ambiente psicologicamente seguro para sua equipe, e não apenas aumentar a participação. Defina os comportamentos desejados para a equipe. Declare o tipo de equipe que o senhor gostaria de ter e os comportamentos que gostaria que fossem adotados para criar uma cultura de apoio. Por exemplo, o senhor poderia dizer: "Como equipe, apoiamos uns aos outros, enfrentamos desafios juntos e nos comunicamos de forma transparente e construtiva". Seja um modelo de comportamento. Demonstre empatia em suas interações e participe ativamente da solução colaborativa de problemas. Suas ações dão o tom da cultura da equipe. Reforce e reconheça. Comemore sempre que um membro da equipe apresentar esses comportamentos. Por exemplo, "Eu gostaria de reconhecer algo. Alex, a forma como o senhor reconheceu a contribuição de Jordan incorpora a cultura de apoio que queremos ter em nossa equipe - uma cultura em que a contribuição de cada membro da equipe é reconhecida e apreciada. Alex, obrigado ao senhor por demonstrar isso e dar um exemplo positivo para todos nós." Convide a participação. Ao incorporar os comportamentos em todas as reuniões e interações da equipe, com o tempo, a participação será incentivada. Por exemplo, ao planejar a próxima reunião da equipe, o senhor pode dizer: "Ao nos prepararmos para nossa discussão sobre [tópico], vamos nos lembrar dos comportamentos de nossa equipe: apoiamos uns aos outros, enfrentamos desafios juntos e nos comunicamos de forma transparente e construtiva. Incentivo todos a trazerem suas ideias e perguntas, pois suas perspectivas únicas enriquecem nossa equipe. Vamos fazer desta uma reunião produtiva e inclusiva em que todas as vozes sejam ouvidas." Torne a participação segura. Fatores de reunião em nível de grupo, como facilitação ineficaz, falta de estrutura e comportamentos não inclusivos, afetam a participação, como Tope Awotona, CEO da empresa de software de agendamento Calendly, apontou para mim em uma conversa recente. Por exemplo, ordens de fala predeterminadas ou habituais (por exemplo, começar sempre pelos membros mais experientes) inibem a espontaneidade dos outros membros. Os subgrupos dentro da equipe (por exemplo, membros mais antigos da equipe versus membros mais novos) também podem criar câmaras de eco e um desequilíbrio de poder nas discussões. Promover uma cultura de apoio à equipe é fundamental para incentivar a participação nas reuniões. Qual é a probabilidade de os membros da sua equipe assumirem o risco de oferecer seu ponto de vista? Sua equipe é solidária ou competitiva? Os membros estão abertos a considerar perspectivas diferentes? Considere adotar essas mudanças no nível do grupo para criar segurança psicológica nas reuniões: Introduzir novos rituais. Comece as reuniões reafirmando a cultura e os comportamentos da equipe: "Bem-vindos à reunião X. Somos a Equipe Y e adotamos três comportamentos fundamentais: Apoiamos uns aos outros, enfrentamos desafios juntos e nos comunicamos de forma transparente e construtiva." Isso estabelece um tom positivo e expectativas claras e, quando feito de forma consistente, os rituais podem proporcionar desempenho. Desafie os rituais existentes que possam impedir a participação. Por exemplo, para garantir que os problemas sejam resolvidos durante as reuniões, esclareça que o silêncio será interpretado como concordância. Aprimore a estrutura e a facilitação das reuniões. Certifique-se de que as pautas sejam claras e que as expectativas sejam comunicadas com antecedência. Todos devem saber o objetivo da reunião, por que ela é importante e relevante e o que se espera deles. Isso ajuda os membros da equipe a se sentirem mais preparados e dispostos a participar. Permita uma participação variada. Faça um rodízio da facilitação da reunião entre todos os membros da equipe. Dar uma função estruturada àqueles que costumam falar menos pode ajudá-los a falar. Ofereça várias maneiras de os membros da equipe contribuírem, certificando-se de acomodar os indivíduos neurodivergentes. Por exemplo, permita a contribuição por escrito antes, durante ou depois das reuniões para garantir que todos possam contribuir da maneira que lhes for mais conveniente. Evitar e lidar com distrações. Reconheça e saiba como lidar com comportamentos comuns que atrapalham as reuniões, como fazer suposições ou catastrofizar. Confrontar a dinâmica do poder. Trabalhe ativamente para garantir que todas as vozes sejam ouvidas igualmente. Tenha como prática reconhecer e, se necessário, parafrasear comentários de mulheres, pessoas de cor e pessoas de outros grupos sub-representados para ampliar suas vozes. . . . Como líderes, devemos cultivar equipes em que as contribuições de todos os membros não sejam apenas ouvidas, mas aguardadas com ansiedade, e em que todos os membros se sintam seguros para expressar suas opiniões, mesmo as contrárias. É nossa função sermos orquestradores de culturas inclusivas e seguras. Devemos amplificar as vozes silenciosas, desafiar o status quo e abraçar perspectivas diversas. Pergunte à sua equipe "O que podemos fazer melhor?" e deixe que as respostas deles o guiem para um ambiente de reunião mais engajado e participativo.

Os membros da sua equipe não estão participando das reuniões. Veja o que fazer.

Resumo.

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