Guía para el traspaso de tareas antes de las vacaciones

Hace varios años, me asignaron un proyecto de alta prioridad en el trabajo. Pero había un problema. Cuando estábamos entrando en su fase más crucial, me di cuenta de que se cruzaba con unas vacaciones que había planeado meses antes. Presa del pánico, empecé rápidamente a planificar una copia de seguridad. Encontré a un colega que aceptó cubrirme y redacté varios mensajes de correo electrónico explicando los diversos aspectos de mi trabajo, incluyendo archivos adjuntos e instrucciones detalladas para tareas específicas. Un día después de enviar esos mensajes, me reuní con mi compañero para explicarle la información. Luego, en mi último día en la oficina, ansiosa por entregarlo todo, les inundé con unas cuantas notas más para asegurarme de que todas mis bases estaban cubiertas. Mis correos electrónicos iban desde breves mensajes de dos líneas hasta largos volcados de datos que ocupaban páginas enteras. Mis vacaciones ni siquiera habían empezado y ya había agotado (y confundido) a mi colega, estableciendo expectativas inalcanzables y aumentando los niveles de estrés de ambos. Mirando atrás, me doy cuenta de que estaba intentando crear un clon de mí misma, pero no es así como deben funcionar los planes de respaldo. Como gestor de proyectos senior (y poseedor de la certificación PMP) para un gigante mundial de las telecomunicaciones, a menudo se me puede encontrar colaborando en proyectos de alto perfil en equipos internacionales. Disponer de una buena copia de seguridad lo es todo en mi función, especialmente cuando trabajamos en distintos husos horarios. Afortunadamente, aprendí de mi experiencia y, con los años, he ajustado mi enfoque. Tanto si está fuera un fin de semana largo como si se toma unas vacaciones de dos semanas, tener una copia de seguridad sólida en el trabajo es una buena idea. Garantiza que sus tareas más importantes continúen sin interrupción y asegura que haya alguien disponible para actuar en su nombre en situaciones urgentes o inesperadas. Utilizar estos consejos me ha ayudado después de ese primer "lío", y pueden ayudarle a usted también la próxima vez que decida tomarse un descanso. Cuatro semanas antes de sus vacaciones Paso 1: Planifique con antelación. Lo ideal es que conozca sus planes de vacaciones con bastante antelación, sobre todo si son largas. Como primer paso, una vez confirmadas y aprobadas las fechas (yo recomendaría entre cuatro y seis semanas antes), comunique a sus colegas y clientes cuándo se ausentará. Me gusta añadir mis próximas vacaciones en la parte inferior de mi firma de correo electrónico para que sean lo más visibles posible. A veces, esto me ayuda a adelantar los plazos de los proyectos, por lo que mi respaldo no tiene mucho de qué ocuparse. También es un buen momento para echar un vistazo a su calendario, con cuatro o cinco semanas de antelación, para ver qué tiene entre manos y empezar a priorizar lo que tiene que hacer antes de las vacaciones. Recuerde que su sustituto (quienquiera que acabe siendo) también tiene su propio trabajo del que ocuparse. Si alguien actúa como su reserva, no significa que vaya a hacer todo el trabajo por usted. Depende de usted gestionar su trabajo de forma que garantice que su copia de seguridad sólo tenga que hacer lo mínimo imprescindible. Paso 2: Encuentre un respaldo. Es una buena práctica ponerse en contacto con alguien al menos con un mes de antelación para que actúe como su reserva. Este fue un error que cometí durante ese proyecto de alta prioridad: llegué demasiado tarde. Encontrar un respaldo con antelación les ayuda a revisar detenidamente sus propios calendarios y entregables para que puedan decidir si aceptan o rechazan su solicitud. Hay un par de maneras de buscarse un respaldo. En primer lugar, podría ponerse en contacto con su jefe, ya que ellos suelen saber cuánto trabajo tiene, o es probable que tenga, cada persona del equipo en un futuro próximo. Dependiendo de la carga de trabajo del equipo, es posible que su jefe le pida que divida su trabajo entre dos personas. En segundo lugar, si mantiene relaciones sólidas con sus colegas y ha identificado a alguien que puede ser más adecuado para ser su reserva, póngase en contacto con él. Quizá no pueda darles todos los detalles de lo que necesitarían hacer en ese momento, pero puede darles una idea de lo que está buscando. Podría decir: "Hola Helen. Como has oído durante la reunión, estaré de vacaciones entre el 24 de julio y el 7 de agosto. Quería preguntarte si tienes capacidad para ser mi apoyo mientras estoy fuera. Si es así, sería lo más perfecto, ya que estás trabajando en el proyecto X conmigo y estás al tanto de la mayoría de las cosas. Me aseguraré de tener la mayoría de las tareas terminadas antes de irme. De ese modo, usted sólo me ayudaría a responder a las preguntas de los clientes que puedan surgir mientras estoy fuera. También puedo enviarle un plan más detallado dentro de unas semanas. Por favor, hágamelo saber si le parece bien. También estaré encantada de cubrirle cuando lo necesite". Cuando lo hayan acordado entre ustedes, confirme por correo electrónico a su jefe las disposiciones de reserva. Dos semanas antes de sus vacaciones Paso 1: Determine el alcance del trabajo. Debe tratar de completar con antelación cualquier tarea que deba realizar en la semana que se vaya. A mí me gusta pensar en mi reserva como alguien que me apoya mientras estoy fuera: no hace mi trabajo por mí mientras estoy fuera. Puede utilizar a su reserva para, por ejemplo, responder a correos electrónicos urgentes, dirigir una reunión a la que no pueda desplazarse o supervisar una tarea. Paso 2: Cree un documento de traspaso. Este es también un buen momento para elaborar su documento de traspaso y rellenarlo con la información más actualizada. Empiece por enumerar los proyectos a los que contribuye o que gestiona. Para cada proyecto, anote las tareas pendientes o los puntos de acción. Aunque no vaya a asignar esas tareas a su sustituto, le ayudará a conocer el estado de sus proyectos y también le ayudará a planificar su propio trabajo durante las dos próximas semanas. He aquí un ejemplo sencillo: [ Nombre delproyecto ] Estado actual: Pruebas del grupo técnico aprobadas el [fecha]. [Los archivos se encuentran aquí: xxx]. La muestra se ha enviado localmente y los comentarios deben llegar antes del 15 de julio. Riesgo: La producción del envase lleva una semana de retraso. La fecha límite para la revisión final sigue siendo el 28 de julio. Reunión semanal del proyecto: Martes a las 9:00, hora centroeuropea (CET). Tareas que deben realizarse entre [fechas en las que no está]: Las pruebas locales se esperan para el 26 de julio. Persiga a Fred sobre el estado. Comprobar con Mike el estado de las investigaciones técnicas para resolver el problema A y si se podrían tomar registros. Los paquetes deben recibirse de John y ser revisados por el equipo entre el 26 y el 28 de julio. Una semana antes de las vacaciones Esta semana estará repleta de acción y tendrá muchas cosas que hacer aparte de intentar concluir su trabajo. He aquí algunas cosas que debe asegurarse de completar antes de partir: Paso 1: Revise y actualice su documento de traspaso. Las cosas pueden cambiar en 14 días, y algo que podía haber sido prioritario puede que ya no lo sea. Revise detenidamente el archivo de traspaso de su proyecto y tache todo lo que esté completo o en lo que no sea necesario trabajar, o añada elementos adicionales. Añada un comentario para que sus colegas sepan cuál es el estado más actualizado y qué se espera de ellos. [Nombre del proyecto] Estado actual: Pruebas del grupo técnico aprobadas el [fecha]. [Los archivos se pueden encontrar aquí: xxx]. La muestra se ha enviado localmente y los comentarios deben llegar antes del 15 de julio. Riesgo: La producción del envase llevaba una semana de retraso. Hemos podido recuperar el tiempo y ha sido aprobado. Los archivos finales están con Fred. Recibidas las pruebas locales de Fred. Comprobadas y aprobadas. [Los archivos se pueden encontrar aquí: xxx.] Reunión semanal del proyecto: Martes a las 9:00 AM CET. [Deberá dirigir la reunión en la semana del 31 de julio. Por favor, envíe las actas extrayéndolas de Microsoft Teams]. Tareas que tendrán lugar en las próximas dos semanas: Comprobar con Mike el estado de las investigaciones técnicas para resolver el problema A y si se podrían tomar registros. [He enviado un correo electrónico a Mike, pero por favor, haga un seguimiento con Mike el 1 de agosto, en caso de que no responda]. El embalaje adicional para la edición limitada debe ser recibido de John antes del 26 de julio y revisado por el equipo antes del 28 de julio. [Estoy fuera a partir del 24 de julio. Enviaré un correo electrónico a John para presentarle. Por favor, revise el embalaje una vez que llegue y responda a John con los comentarios consolidados de Amelia, Hamid, Josh y usted]. Petición adicional: Una nueva muestra será recibida el 4 de agosto y necesita ser enviada a Elena. Por favor, envíeme una copia de seguridad cuando se la envíe. Paso 2: Incluya la copia de seguridad en los correos electrónicos/invitaciones importantes. Añada a sus refuerzos a las invitaciones de su calendario para las reuniones que vayan a dirigir. Una semana antes de su partida también es el momento adecuado para empezar a incluirlos en los correos electrónicos de sus proyectos para que se familiaricen con los stakeholder y con cualquier problema. Paso 3: Reúnase individualmente con su refuerzo. Para entonces, usted y su colega tendrán una visión más clara del alcance y la carga de trabajo. Póngase en contacto con su refuerzo y solicite una reunión individual. Por ejemplo, su colega puede señalarle que hay programada una reunión urgente con un cliente a la misma hora que la reunión del proyecto que tiene que dirigir en su nombre. Puede que tenga que atender una llamada para ver si se cancela o se reprograma y avisar a los asistentes. Por último, envíe un correo electrónico de seguimiento a su respaldo, exponiendo las acciones acordadas. Planifique una reunión de seguimiento el día de su regreso para determinar si es necesario tomar alguna medida urgente. El día antes de sus vacaciones Redacte un mensaje claro de fuera de la oficina. Los mensajes fuera de la oficina sirven para algo más que para informar a la gente de que está de vacaciones. Pueden servir para que la gente sepa a quién dirigirse mientras usted está fuera, si las distintas partes de su proyecto están siendo gestionadas por diferentes personas y si pueden ponerse en contacto con usted para cualquier cosa urgente. En su último día de trabajo escriba un mensaje fuera de la oficina claro, inequívoco y útil. Podría decir algo como Estaré fuera de vacaciones de verano entre el 24 de julio y el 7 de agosto. Estaré de excursión en las montañas sin conexión a la red, por lo que no comprobaré los correos electrónicos ni los mensajes en ese momento. Mi increíble colega, Helen Smith, será mi apoyo en mi ausencia. Puede ponerse en contacto con ella en helen.smith@email.com. Volveré a la oficina el 8 de agosto y le responderé tan pronto como pueda. Aunque estos pasos puedan parecer largos, usted (y sus stakeholders) se beneficiarán sin duda de su copia de seguridad bien preparada para garantizar la continuidad de la empresa. Organizar su copia de seguridad es una oportunidad para aprender a delegar, mejorar su reputación profesional y forjar una colaboración más profunda con sus colegas mientras mantiene sus propios proyectos en marcha.

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