Qual é o plano de emergência de trabalho remoto da sua empresa?

Nestes tempos difíceis, tornamos vários de nossos artigos sobre o coronavírus gratuitos para todos os leitores. Para receber todo o conteúdo da HBR em sua caixa de entrada, inscreva-se no boletim informativo Daily Alert. Esta semana, o coronavírus (ou Covid-19) tomou um rumo mais sério nos EUA, com avisos de que poderia muito bem afetar como, quando e onde trabalhamos: A Dra. Nancy Messonnier, diretora do Centro Nacional de Imunização e Doenças Respiratórias do CDC, advertiu em uma coletiva de imprensa na terça-feira: "A disrupção na vida cotidiana pode ser grave". "As escolas podem ser fechadas, as reuniões públicas em massa podem ser suspensas e as empresas podem ser forçadas a ter funcionários trabalhando remotamente." A disseminação global do vírus pode ser um momento que revela se os empregadores estão prontos para responder rapidamente a mudanças inesperadas no local de trabalho. As viagens de negócios podem diminuir ou ser totalmente interrompidas. É possível que mais funcionários precisem trabalhar fora do "horário comercial" local e usar videoconferências para operar em diferentes fusos horários. E, se a situação for grave o suficiente, muitos poderão realmente ser solicitados, ou pedir, para trabalhar remotamente. As organizações estão preparadas? É provável que não. Mas mesmo para aquelas que estão dispostas a repensar a forma como o trabalho será realizado, será que estão prontas para a inevitável pergunta pós-crise? "Por que não fazemos isso o tempo todo?" Como o senhor prepara sua organização não apenas para responder de forma flexível a essa possível disrupção, mas também para usá-la como uma oportunidade de reimaginar o trabalho de forma ampla? Aqui estão cinco passos para o senhor começar: Reconheça a possibilidade de que toda ou parte de sua força de trabalho precise trabalhar remotamente. Esperar e rezar para que isso não aconteça, ou simplesmente ignorar o fato, não é uma estratégia. Tampouco é dar a todos um laptop e dizer "Vão trabalhar em outro lugar" no dia em que expandirem as quarentenas em larga escala. Planeje-se como se a única maneira de permanecer operacional fosse fazer com que o maior número possível de funcionários trabalhe remotamente. Reúna agora uma equipe multifuncional que inclua líderes de linha de negócios, TI, RH, comunicações e instalações para começar a planejar diferentes cenários e otimizar a execução, caso as circunstâncias exijam uma resposta rápida. Mapeie os cargos e as tarefas que podem ser afetados. Observe quais funções e deveres: 1) Podem ser realizadas, mesmo que parcialmente, sem a presença física no local de trabalho, 2) Não podem ser realizadas, mesmo que parcialmente, fora do escritório físico e 3) Não tenho certeza. Questione quaisquer suposições padrão potencialmente imprecisas sobre trabalhos específicos que o senhor possa ter pensado que não poderiam ser realizados remotamente. E para aqueles que estão na coluna "não tenho certeza", esteja disposto a experimentar. Por exemplo, durante anos, me disseram que "assistentes administrativos não podem trabalhar de forma flexível". E, durante anos, trabalhei com equipes de assistentes administrativos para provar que isso não é verdade. Sim, algumas tarefas que eles realizam exigem presença física, mas essas podem ser planejadas. A maioria de suas tarefas pode ser realizada de forma eficaz fora do modelo tradicional de trabalho e beneficiar a empresa. Audite o hardware e o software de TI disponíveis e elimine as lacunas de acesso e adoção. Avalie o nível de conforto com aplicativos específicos, como videoconferência e outras plataformas de colaboração/comunicação. Quando encontrar lacunas, ofereça treinamento e oportunidades de prática antes que as pessoas precisem usá-los. O domínio em tempo real não é ideal e é ineficiente. Identifique os dispositivos de propriedade da organização que as pessoas podem usar e esclareça as opções aceitáveis de telefone e laptop "traga seu próprio". Determine se há algum problema de segurança de dados a ser considerado e qual a melhor forma de resolvê-lo com antecedência. Estabeleça um protocolo de comunicação com antecedência. Esse plano de comunicação precisa delinear: como entrar em contato com todos (por exemplo, todas as informações de contato em um só lugar, canais de comunicação primários esclarecidos - e-mail, mensagem instantânea, Slack etc.); como os funcionários devem responder aos clientes; e como e quando as equipes se coordenarão e se reunirão. Identifique maneiras de medir o desempenho que possam informar uma mudança mais ampla. Após o término do período de resposta flexível, esses dados permitirão que o senhor reflita sobre o que funcionou, o que não funcionou e por quê. Os dados também prepararão o senhor com antecedência para responder à pergunta inevitável depois que a crise passar: "Por que não fazemos isso o tempo todo?" Dependendo dos resultados, o senhor pode decidir manter permanentemente certos aspectos da resposta flexível. Por exemplo, talvez o senhor tenha reduzido as viagens de negócios em 25% e substituído por videoconferências. Posteriormente, o senhor descobre que cerca de 80% dessas reuniões foram igualmente eficazes virtualmente. Portanto, a redução de 20% nas viagens de negócios continuará, mas desta vez como parte da estratégia de sustentabilidade da organização para reduzir as emissões de carbono. As emergências globais de saúde, como a Covid-19, são assustadoras, geram disrupção e são confusas para todos. E se o senhor planejar e nada acontecer? Então, no mínimo, o senhor tem uma resposta a desastres organizada e flexível pronta para a próxima vez que houver um desafio à continuidade operacional, o que provavelmente acontecerá. 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Qual é o plano de emergência de trabalho remoto da sua empresa?

Resumo.

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